Tata kelola HR merupakan pekerjaan rutin yang selalu ada dan sewaktu-waktu akan menyulitkan. Pada akhirnya akan timbul pertanyaan; gunakan software HRD atau menambah karyawan baru?
Satu hal yang perlu diingat bahwa peran karyawan dan software HRD itu berbeda. Karyawan berperan sebagai user sedangkan software merupakan tools.
Apabila kesulitan yang dialami merupakan hal strategis misalnya saja pengembangan SDM, tentu Anda membutuhkan karyawan baru.
Namun jika perusahaan Anda kesulitan dalam hal tata kelola misalnya payroll, absensi, pendataan karyawan, software HRD menjadi pilihan yang lebih baik.
Peran Karyawan HRD
Peran karyawan HRD perusahaan adalah sebagai fungsi strategis dan operasional. Fungsi strategis meliputi perekrutan, onboarding, pelatihan, hingga pengembangan.
Sedangkan fungsi operasional meliputi pendataan, absensi, penggajian, perpajakan, dan juga kesejahteraan karyawan.
Menambah karyawan HRD diperlukan apabila pengembangan SDM menjadi fokus utama perusahaan misalnya saja penambahan divisi, perubahan budaya kerja, atau penambahan cabang kantor.
Namun masalah yang sering terjadi pada tubuh HRD bukanlah fungsi strategis namun operasional misalnya saja penghitungan gaji yang sering salah, pembayaran gaji yang telat, atau kelalaian kewajiban kepada pemerintah. Saatnya memilih software yang baik untuk mendukung itu semua.
Alasan Memilih Software HRD
Seperti yang telah dijelaskan, software HRD dan karyawan itu sendiri memiliki peran yang berbeda. Kebutuhan keduanya tergantung dengan masalah HR yang dialami perusahaan.
Dilansir Forbes, permasalahan umum yang mungkin sedang dan akan dihadapi di masa depan adalah inklusi karyawan yang lebih bersifat operasional.
Inklusi karyawan sendiri adalah rasa memiliki dari karyawan terhadap perusahaan yang memengaruhi kinerja karyawan. Bentuk inklusi karyawan itu mulai dari kesejahteraan karyawan hingga akses informasi dan kebutuhan karyawan.
Membangun inklusi karyawan bukan hanya sekedar mengandalkan strategi, namun juga tools pendukung seperti software HRD atau HRIS.
Dibanding menambah karyawan baru, menggunakan software HRD dinilai lebih efisien dari segi waktu terlebih untuk pekerjaan yang berulang misalnya pengelolaan data dan perhitungan gaji.
Hal tersebut dibuktikan dalam sebuah penelitian bahwa menggunakan software HRD dapat memangkas waktu pekerjaan HR hingga 50%.
Lalu apa alasan lainnya lebih baik memilih software HRD?
Efisiensi Biaya
Efisiensi biaya menjadi alasan software HRD menjadi pilihan yang lebih baik dibanding dengan menambah karyawan baru.
Biaya yang dikeluarkan untuk berinvestasi pada software HRD lebih murah dibanding menggaji karyawan baru.
Selain itu, karena proses otomatisasi pada software HRD memangkas biaya-biaya pada proses operasional misalnya biaya karena kesalahan perhitungan, biaya material seperti kertas, atau biaya tak terduga lainnya.
Mengurangi Human Error
lasan lainnya kenapa menggunakan software HRD menjadi pilihan lebih baik adalah mampu mengurangi human error seperti kesalahan hitung.
Selain kesalahan hitung gaji, human error pada proses tata kelola HR antara lain rekonsiliasi data, penggajian tidak sesuai jabatan dan jumlah jam kerja, hingga kesalahan dalam transfer gaji.
Dengan menggunakan software HRD, perusahaan bisa mengelola SDM dengan baik tanpa takut khawatir adanya kesalahan karena semua dilakukan secara otomatis.
Kemudahan Akses
Software HRD atau HRIS memungkinkan perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang fleksibel dan ramping.
Software HRD yang mengandalkan teknologi cloud, yaitu di mana data disimpan dalam sebuah jaringan internet sehingga pengguna dapat mengakses data di mana dan kapan pun secara online.
Dampaknya adalah perusahaan bisa menerapkan work from home, absensi saat bekerja di lapangan atau dinas luar kota, bahkan memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti atau benefit karyawan tanpa dibatasi proses birokratis.
Kemudahan akses sangat diperlukan terutama pada era industri digital yang serba cepat dan kondisi yang tidak pasti di masa depan.
Kesimpulan
Bukan hal yang salah untuk menambah karyawan baru, namun karyawan juga membutuhkan tools untuk mempermudah pekerjaannya salah satunya dengan sistem HRD yang terotomatisasi.
Lalu, apa software HRD terbaik saat ini yang dapat Anda pilih? Jawabannya adalah Talenta. Software HRIS Talenta menghadirkan beragam fitur yang mampu memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk beradaptasi di era industri digital.
Sistem HRD Talenta memiliki fitur terintegrasi seperti absensi online yang dilengkapi dengan GPS dan datanya secara otomatis masuk ke dalam perhitungan gaji.
Perusahaan juga bisa melakukan perhitungan gaji secara otomatis langsung dengan elemen penyertanya seperti BPJS, pajak, dan juga potongan lainnya.
Selain itu, Talenta juga memiliki fitur layanan mandiri di mana karyawan bisa mengakses pengajuan cuti hingga pinjaman dalam satu aplikasi.Temukan fitur terbaik Talenta lainnya dengan mengakses demo gratis di sini!
