Cara Mudah Melakukan Penagihan ke Pelanggan dengan Digital Invoice

Saat ini perkembangan teknologi terjadi terus-menerus dan karenanya banyak kesempatan yang awalnya tertutup jadi terbuka lebar, termasuk dalam berbisnis dan cara membuat invoice. Dengan perkembangan teknologi, kesempatan bisnis juga semakin berkembang.

Bahkan, kamu bisa lho memulai bisnis tanpa mengeluarkan modal. Salah satu bisnis yang bisa kamu dimulai tanpa modal adalah dropship atau dengan sistem pre-order.

Ketika memutuskan untuk memulai bisnis, pastinya kamu ingin bisnis yang kamu mulai semakin berkembang dan meraih kesuksesan. Tapi tahu nggak sih sebenarnya kesuksesan bisnis itu terlatak dari cara kamu mengelola keuangan.

Ini berlaku juga untuk pencatatan keluar-masuknya barang atau untuk transaksi lainnya seperti melakukan penagihan ke pelanggan. Melakukan penagihan ini sering memberatkan pemilik bisnis terlebih buat yang nggak pernah menagih, padahal bisnis tidak akan bisa berjalan lancar jika pelanggan belum membayar tagihan.

Solusi dari masalah ini adalah dengan cara mengirimkan invoice ke pelanggan. Sebenarnya apa sih invoice itu? Buat kamu yang penasaran, pastikan membaca artikel ini hingga selesai.

Baca Juga : Cara Memilih Pinjaman Online Terbaik

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen berisi daftar barang yang di dalamnya dilengkapi nama, jumlah, dan harga yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli.

Invoice dikirimkan untuk transaksi secara kredit atau kata lainnya invoice dikirimkan agar pelanggan segera membayar tagihan yang ada. Invoice ini biasanya dibuat dalam 3 rangkap, yaitu pertama digunakan pembelian apabila telah melunasi tagihan, kedua untuk arsip penjualan, dan ketiga digunakan untuk laporan keuangan.

Sebagian orang menganggap invoice ini sama seperti kuitansi, padahal baik invoice atau kuitansi adalah hal yang berbeda. Perbedaan tersebut terletak pada pembayaran yang dilakukan. Invoice merupakan dokumen berisi perhitungan penjualan yang pembayarannya dilakukan kemudian hari atau kredit. Sedangkan kuitansi berisi dokumen yang diberikan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dibayar lunas.

Baca Juga : Media Promosi Online

Manfaat Invoice bagi Bisnis

Dari penjelasan di atas, dapat dikatakan invoice merupakan sesuatu yang cukup penting bagi sebuah bisnis. Terlebih jika melihat manfaat dari invoice ini. Apa saja manfaat yang dimiliki oleh invoice ini? Berikut jawabannya:

1. Invoice bisa dijadikan bukti sah yang di dalamnya berisi kesepakatan kedua belah pihak.
2. Invoice bisa dijadikan bukti informasi jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual.
3. Invoice bisa dijadikan dokumen yang sah yang akan tercatat di laporan keuangan.
4. Invoice dapat dijadikan bukti oetentik ketika produk yang dipesan oleh pembeli tidak sesuai.
5. Invoice dapat digunakan untuk memeriksa sisa stok produk yang ada di gudang.

Komponen Invoice

Invoice juga memiliki komponen-komponen yang harus dipenuhi dalam pembuatannya. Dengan kata lain, kamu nggak bisa asal dalam membuat invoice ini. Berikut beberapa komponen dalam invoice yang wajib ada:

1. Nomor urut invoice
2. Purchasing order atau nomor urut pesanan
3. Kode nomor transaksi
4. Tujuan penagihan konsumen atau pelanggan
5. Identitas penagih, yaitu berupa perusahaan atau lembaga yang mengeluarkan invoice
6. Daftar barang yang dibeli oleh konsumen
7. Jumlah yang harus dibayarkan dan juga pajak
8. Tujuan pembayaran yaitu alamat rekening secara detail dan bank tujuan pengiriman.

Cara Membuat Invoice yang Baik dan Benar

Agar tagihan segera dibayar oleh pelanggan, kamu harus buat invoice yang baik dan benar. Karena dengan invoice yang baik, pelanggan akan memiliki kesadaran dan segera melakukan pembayaran. Berikut cara-cara yang bisa kamu lakukan untuk membuat invoice yang baik dan benar:

1. Buat Invoice yang Mudah Dimengerti

Cara pertama yang harus kamu lakukan untuk membuat invoice yang baik adalah buat invoice yang mudah dimengerti. Kamu dapat membuat invoice yang sederhana agar mudah dimengerti penerimanya. Ini dikarenakan tidak semua orang mengerti akuntansi dan dengan invoice yang sederhana kamu bisa membuat orang yang awam akuntansi akan mengerti.

2. Kirimkan Invoice ke Orang yang Tepat

Kedua, pastikan kamu pengirimkan invoice ke orang yang tepat. Kamu harus teliti dengan double check sebelum mengirimkan invoice ke pelanggan untuk mengurangi terjadinya kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi antara lain mengirim ke terlalu banyak orang dan ke orang yang tidak tepat.

3. Berikan Batas Pembayaran Lebih Cepat

Ketiga, pastikan kamu memberikan batas pembayaran lebih cepat. Jika kamu merasa tagihan ini sangat penting, berikan batas pembayaran dua minggu lebih cepat karena biasanya pelanggan akan telat membayar.

4. Berikan Metode Pembayaran yang Fleksibel

Metode pembayaran yang fleksibel akan memengaruhi cepat atau tidaknya pembayaran. Semakin banyak metode pembayaran yang bisa digunakan, semakin besar kemungkinan pelanggan akan segara membayar tagihan.

5. Berikan Diskon bagi yang Membayar Lebih Awal dan Denda bagi yang Telat Membayar

Agar pelanggan semakin termotivasi cepat membayar, kamu bisa memberikan diskon atau insentif bagi yang melakukan pembayaran lebih awal dan denda bagi yang telat membayar.

6. Kirimkan Pengingat

Ada beberapa pelanggan yang lupa membayar tagihan, oleh karenanya sebaiknya kamu mengirimkan pengingat jika pelanggan belum melakukan pembayaran. Kamu bisa memberikan tempo beberapa hari dalam mengirimkan pengingat ini.

Buat Invoice Lebih Mudah di Kledo

Membuat berbagai invoice sering dianggap mudah oleh mereka yang berkecimpung di bidang akuntansi namun bagi kaum awam, banyak yang bingung membuatnya. Namun kamu jangan khawatir. Saat ini ada berbagai cara mudah buat invoice, salah satunya adalah dengan digital invoice dari software akuntansi Kledo. Di Kledo kamu bisa menghasilkan invoice dengan sangat mudah dan memilih template yang kamu inginkan. Klik di sini untuk membuat invoice di Kledo.

Kesimpulan

Ada berbagai cara yang bisa kamu lakukan agar bisnismu dapat berjalan dengan lancar, salah satunya adalah dengan mengirimkan invoice. Kamu bisa menggunakan cara di atas untuk membuat invoice dan pastikan tidak ada pelanggan yang melewatkan pembayaran.